Политика обработки персональных данных

Индивидуальный предприниматель Якимова Валентина Вячеславовна
ИНН 380200955800
ОГРНИП 326246800140853
Сайт: https://anisen.ru

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) определяет порядок и условия обработки персональных данных индивидуальным предпринимателем Якимовой Валентиной Вячеславовной (далее - Оператор), а также меры, принимаемые Оператором для обеспечения безопасности персональных данных.

1.2. Политика разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области персональных данных.

1.3. Политика применяется ко всей обработке персональных данных, осуществляемой Оператором, в том числе при:

• использовании сайта anisen.ru;
• обращении к Оператору по телефону, электронной почте и через мессенджеры;
• направлении заявок через формы сайта в случае их размещения;
• ведении переговоров, заключении и исполнении договоров;
• использовании CRM-систем;
• оказании услуг заказчикам, включая услуги колл-центра, телефонного обслуживания и обработки обращений;
• обработке персональных данных по поручению заказчиков;
• использовании телефонии и записи телефонных разговоров в случаях, предусмотренных настоящей Политикой.

1.4. Оператором персональных данных является:

Индивидуальный предприниматель Якимова Валентина Вячеславовна
ИНН: 380200955800
ОГРНИП: 326246800140853
Адрес: 663035, Российская Федерация, Красноярский край, Емельяновский район, село Шуваево, улица Береговая, дом 44А
Сайт: https://anisen.ru
Email: info@anisen.ru
Телефон: +7 929 336-64-28.

1.5. Настоящая Политика является общедоступным документом и размещается на сайте Оператора.

2. Основные принципы обработки персональных данных

2.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором на основе принципов:

• законности и справедливости;
• ограничения обработки достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
• недопустимости обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора;
• соответствия содержания и объема обрабатываемых данных заявленным целям;
• недопустимости обработки избыточных персональных данных;
• обеспечения точности, достаточности и актуальности персональных данных;
• хранения персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки или законодательство Российской Федерации;
• уничтожения или обезличивания персональных данных после достижения целей обработки либо при утрате необходимости в их достижении, если иное не предусмотрено законом.

2.2. Оператор не осуществляет обработку специальных категорий персональных данных и биометрических персональных данных для целей, предусмотренных настоящей Политикой.

2.3 . Поручения заказчиков, предполагающие обработку специальных категорий или биометрических персональных данных, не принимаются к исполнению без отдельной оценки правовых оснований, условий обработки и необходимости внесения соответствующих изменений во внутренние документы и уведомления Оператора.

3. Источники получения персональных данных

3.1. Оператор может получать персональные данные:

• непосредственно от субъекта персональных данных;
• через сайт anisen.ru;
• при заполнении форм обратной связи и иных форм, если такие формы размещены на сайте;
• по телефону;
• по электронной почте;
• через MAX и иные фактически используемые каналы связи;
• через CRM-системы;
• от представителей субъектов;
• от сторон и потенциальных сторон договора;
• от заказчиков при обработке персональных данных по их поручению;
• из иных законных источников в случаях, допускаемых законодательством Российской Федерации.

3.2. На текущем этапе взаимодействие с пользователем сайта может осуществляться путем перехода по размещенным на сайте ссылкам непосредственно в соответствующий мессенджер.

3.3. В дальнейшем на сайте могут размещаться формы для направления заявок и обращений. До начала эксплуатации таких форм Оператор определяет перечень собираемых через них данных и обеспечивает наличие необходимых уведомлений, согласий и иных механизмов, предусмотренных законодательством.

4. Цели обработки персональных данных

4.1. Обработка обращений пользователей и потенциальных клиентов

Целью обработки является:

• прием, регистрация и рассмотрение обращений;
• связь с пользователем;
• идентификация автора обращения в пределах предоставленных им сведений;
• уточнение запроса;
• консультирование;
• подготовка ответа;
• предоставление информации об услугах;
• согласование дальнейшего взаимодействия;
• совершение действий по запросу субъекта до заключения договора.

Категории субъектов:

• посетители сайта;
• лица, обращающиеся к Оператору;
• потенциальные клиенты;
• представители потенциальных клиентов.

Могут обрабатываться:

• имя, фамилия и отчество, если они сообщены субъектом;
• номер телефона;
• адрес электронной почты;
• имя пользователя, ник, идентификатор или иные контактные сведения в мессенджере;
• содержание обращения и переписки;
• сведения, добровольно предоставленные субъектом и необходимые для рассмотрения обращения.

4.2. Подготовка, заключение и исполнение договоров

Целями обработки являются:

• ведение переговоров;
• подготовка и заключение договоров;
• исполнение, изменение и прекращение договоров;
• деловая переписка;
• организация расчетов;
• оформление актов, счетов и иных документов;
• бухгалтерский и налоговый учет;
• рассмотрение претензий;
• предъявление и защита требований и законных интересов Оператора.

Категории субъектов:

• клиенты и заказчики — физические лица и индивидуальные предприниматели;
• контрагенты;
• представители и контактные лица клиентов, заказчиков и контрагентов.

Могут обрабатываться:

• фамилия, имя, отчество;
• номер телефона;
• адрес электронной почты;
• должность;
• наименование представляемой организации;
• сведения о полномочиях представителя;
• ИНН индивидуального предпринимателя;
• банковские и платежные реквизиты в необходимом объеме;
• сведения, содержащиеся в договорах, приложениях, актах, счетах, платежных документах, претензиях и деловой переписке;
• адрес и реквизиты документа, удостоверяющего личность, исключительно в случаях, когда такие сведения объективно необходимы для заключения или исполнения конкретного договора либо их обработка предусмотрена законом.

4.3. Оказание услуг заказчикам, включая услуги колл-центра

Целью обработки является организация и оказание заказчикам услуг, в том числе:

• прием и обработка входящих обращений;
• осуществление исходящих звонков;
• телефонное обслуживание;
• проведение опросов;
• информирование;
• обработка заявок;
• фиксация результатов коммуникации;
• работа с клиентскими базами в пределах поручения заказчика;
• выполнение иных согласованных договором действий.

Категории субъектов:

• заказчики;
• представители и контактные лица заказчиков;
• физические лица, сведения о которых предоставлены заказчиком для выполнения соответствующего поручения.

При обработке для собственных договорных целей Оператора могут использоваться:

• фамилия, имя, отчество;
• должность;
• организация;
• реквизиты банковской карты;
• ИНН;
• номер лицевого счета;
• номер расчетного счета;
• номер телефона;
• адрес электронной почты;
• сведения о проекте;
• сведения о заданиях;
• сведения о коммуникациях и результатах оказания услуг.

При обработке по поручению заказчика Оператор обрабатывает только те категории персональных данных, которые предусмотрены договором или письменным поручением заказчика и необходимы для его выполнения.

4.4. Персональные данные, полученные от заказчика для выполнения услуг колл-центра либо иных услуг, не используются Оператором для самостоятельных целей, не связанных с соответствующим договором и поручением.

5. Использование CRM-систем

5.1. Для организации взаимодействия с клиентами, учета обращений, ведения проектов и исполнения договоров Оператор может использовать CRM-системы.

5.2. В собственной деятельности Оператор использует amoCRM.

5.3. В зависимости от конкретного проекта работа также может осуществляться непосредственно в CRM-системе заказчика.

5.4. В CRM могут обрабатываться:

• ФИО;
• номер телефона;
• email;
• сведения о компании и должности;
• история обращений;
• содержание коммуникаций;
• сведения о задачах и проектах;
• результаты звонков и взаимодействия;
• иные данные, необходимые для соответствующей цели обработки.

5.5. Доступ исполнителей, менеджеров и операторов колл-центра к сведениям в CRM предоставляется только в объеме, необходимом для выполнения конкретной задачи или проекта.

5.6. При работе в CRM заказчика объем данных, цели обработки, сроки обработки, права доступа и порядок удаления либо возврата данных определяются в том числе договором и поручением заказчика.

6. Телефонные переговоры и аудиозаписи

6.1. При оказании услуг Оператор может использовать телефонную связь и телефонию, предоставляемую как непосредственно Оператору, так и заказчикам либо иным лицам, привлекаемым для организации соответствующих услуг.

6.2. При наличии технической функции записи телефонные разговоры могут записываться.

6.3. Целями обработки аудиозаписей являются:

• обеспечение и контроль качества оказания услуг;
• контроль качества работы операторов;
• подтверждение содержания обращений и договоренностей;
• фиксация результатов взаимодействия;
• исполнение договора или поручения заказчика;
• рассмотрение обращений и претензий;
• разрешение спорных ситуаций;
• защита прав и законных интересов Оператора или заказчика.

6.4. В связи с телефонными разговорами могут обрабатываться:

• номер телефона;
• дата и время звонка;
• продолжительность звонка;
• сведения о результате звонка;
• аудиозапись разговора;
• персональные данные, сообщенные участниками разговора в ходе коммуникации.

6.5. Сам факт наличия записи голоса не означает, что Оператор осуществляет обработку биометрических персональных данных. Оператор не использует голос для биометрической идентификации или установления личности субъекта.

6.6. При использовании собственной телефонии Оператор обеспечивает информирование абонента о записи разговора до начала или в начале записи и при необходимости получает предусмотренное законодательством согласие.

6.7. При совершении звонков и записи разговоров в информационной системе или телефонии заказчика Оператор действует в пределах договора и письменного поручения заказчика. Заказчик обязан обеспечить наличие надлежащего правового основания для предоставления и обработки персональных данных, включая получение необходимых согласий и информирование субъектов, если такая обязанность предусмотрена законодательством.

6.8. Аудиозаписи, осуществляемые в системах Оператора для его собственных целей, хранятся, как правило, не более 30 календарных дней с даты записи.

6.9. Если соответствующая запись необходима для рассмотрения конкретной претензии, обращения или спора, срок ее хранения может быть продлен до окончания рассмотрения соответствующего обращения, урегулирования претензии или завершения спора.

6.10. При обработке аудиозаписей в системе заказчика срок их хранения определяется заказчиком в договоре, поручении или настройках соответствующей системы.

7. Правовые основания обработки

7.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных при наличии одного или нескольких предусмотренных законом оснований, в том числе:

• согласия субъекта персональных данных;
• необходимости совершения действий по запросу субъекта до заключения договора;
• необходимости заключения или исполнения договора, стороной, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект;
• необходимости исполнения обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации;
• необходимости осуществления прав и законных интересов Оператора или третьих лиц при условии соблюдения прав и свобод субъекта;
• письменного поручения заказчика на обработку персональных данных.

7.2. Согласие на получение рекламных сообщений и рекламу не считается автоматически предоставленным вместе с обычным согласием на обработку персональных данных.

7.3. Если поручение заказчика предусматривает рекламные звонки или сообщения, заказчик обязан обеспечить наличие предварительного согласия адресата в случаях, когда такое согласие требуется Федеральным законом № 38-ФЗ «О рекламе», и обеспечить возможность подтверждения факта его получения.

8. Действия с персональными данными и способы обработки

8.1. Оператор может осуществлять следующие действия:

• сбор;
• получение;
• запись;
• систематизацию;
• накопление;
• хранение;
• уточнение и обновление;
• извлечение;
• использование;
• передачу в случаях, предусмотренных настоящей Политикой и законодательством;
• предоставление доступа;
• блокирование;
• удаление;
• уничтожение.

8.2. Обработка может осуществляться:

• автоматизированным способом;
• без использования средств автоматизации;
• смешанным способом.

8.3. Оператор не принимает решений, порождающих юридические последствия для субъекта либо иным образом затрагивающих его права и законные интересы, исключительно на основании автоматизированной обработки его персональных данных.

9. Передача данных и лица, привлекаемые к обработке

9.1. В пределах соответствующей цели персональные данные могут передаваться либо их обработка может поручаться:

• поставщику хостинга;
• поставщикам CRM-систем;
• поставщикам телефонии;
• операторам связи;
• поставщикам электронной почты;
• мессенджерам;
• IT-подрядчикам;
• исполнителям, менеджерам и операторам колл-центра, привлеченным Оператором;
• банкам и платежным организациям;
• бухгалтерским и иным профессиональным подрядчикам;
• заказчикам — в части результатов выполнения их поручений;
• государственным органам в предусмотренных законом случаях.

9.2. Основным используемым Оператором сервисом управления взаимодействием с клиентами является amoCRM.

9.3. Передача или предоставление доступа третьему лицу осуществляется только при наличии правового основания и в объеме, необходимом для соответствующей цели.

9.4. При поручении обработки другому лицу Оператор предусматривает обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных, обеспечивать их безопасность, использовать их только для определенных целей и выполнять требования о возврате, блокировании либо уничтожении данных.

10. Мессенджеры и электронная почта

10.1. Для связи с Оператором могут использоваться MAX, электронная почта и иные доступные каналы связи.

10.2. При переходе по соответствующей кнопке на сайте пользователь самостоятельно выбирает внешний сервис связи и инициирует взаимодействие с Оператором.

10.3. При использовании внешнего сервиса обработка данных его владельцем регулируется также правилами и политикой соответствующего сервиса.

10.4. Оператор обрабатывает полученные через соответствующий канал сообщения и контактные сведения исключительно в пределах заявленных целей и имеющихся правовых оснований.

10.5. Использование мессенджеров само по себе не является согласием на получение рекламы.

11. Сайт, технические данные и файлы cookie

11.1. При посещении сайта техническими средствами сайта, хостинга и используемой инфраструктуры могут автоматически обрабатываться отдельные технические сведения, в том числе:

• IP-адрес;
• дата и время обращения к сайту;
• сведения о браузере и устройстве;
• адрес запрашиваемой страницы;
• технические журналы событий;
• файлы cookie и сходные технологии — в случае их использования.

11.2. Такие сведения используются в объеме, необходимом для:

• обеспечения функционирования сайта;
• обеспечения его безопасности;
• диагностики технических ошибок;
• предотвращения неправомерных действий;
• анализа технической работы сайта.

12. Локализация и трансграничная передача

12.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации, в том числе посредством сети Интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение таких данных с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, кроме прямо предусмотренных законом случаев.

12.2. Основная инфраструктура сайта Оператора размещается на территории Российской Федерации.

13. Сроки обработки и хранения

13.1. Персональные данные обрабатываются не дольше, чем этого требуют цели обработки, договор, поручение заказчика или законодательство Российской Федерации.

13.2. Обращения потенциальных клиентов, не перешедшие в договорные отношения, могут храниться не более одного года с даты последнего содержательного взаимодействия, если отсутствует необходимость более длительного хранения для рассмотрения требования или спора.

13.3. Документы по заключенным договорам, бухгалтерские, налоговые и первичные учетные документы хранятся в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

13.4. Материалы, необходимые для защиты прав и законных интересов, могут храниться до истечения применимого срока исковой давности и завершения соответствующего спора.

13.5. Персональные данные, обрабатываемые по поручению заказчика, обрабатываются в течение срока, установленного договором или поручением заказчика, и не дольше срока, необходимого для выполнения соответствующего поручения, если иное законное условие хранения прямо не установлено заказчиком.

13.6. После достижения цели обработки, прекращения необходимости в обработке либо наступления иного установленного законом основания соответствующие данные подлежат удалению или уничтожению, если отсутствуют основания для продолжения их обработки.

14. Обработка персональных данных по поручению заказчика

14.1. При оказании услуг, предусматривающих работу с персональными данными, предоставленными заказчиком, Оператор может выступать лицом, осуществляющим обработку персональных данных по поручению оператора-заказчика.

14.2. Поручение должно определять в необходимом объеме:

• цели обработки;
• перечень персональных данных;
• категории субъектов;
• перечень действий с персональными данными;
• условия и способы обработки;
• требования к конфиденциальности;
• требования к безопасности;
• срок обработки;
• порядок возврата или уничтожения данных после исполнения поручения.

14.3. Заказчик подтверждает наличие законного основания для получения персональных данных и их передачи Оператору.

14.4. Оператор не вправе использовать полученные по поручению данные для формирования собственной клиентской базы либо иных самостоятельных целей.

14.5. Доступ к конкретному проекту предоставляется только тем привлеченным Оператором исполнителям, менеджерам и операторам колл-центра, которым такой доступ объективно необходим для его выполнения.

14.6. После прекращения поручения соответствующие персональные данные возвращаются заказчику либо уничтожаются в соответствии с договором и поручением.

15. Меры по обеспечению безопасности персональных данных

15.1. Оператор принимает необходимые и достаточные правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.

15.2. Оператором, в частности:

• назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных;
• принята настоящая Политика и иные необходимые локальные документы;
• определяются правила доступа к персональным данным;
• доступ предоставляется только лицам, которым он необходим для выполнения соответствующих задач;
• устанавливается обязанность соблюдения конфиденциальности;
• используются индивидуальные учетные записи и парольная защита;
• при наличии соответствующей возможности используется многофакторная аутентификация;
• осуществляется разграничение прав доступа;
• контролируется предоставление и прекращение доступа;
• применяются штатные средства защиты устройств, операционных систем и используемых информационных сервисов;
• производится своевременное обновление программного обеспечения;
• применяются средства резервного копирования и восстановления там, где это необходимо и технически реализовано;
• принимаются меры по выявлению и устранению последствий инцидентов;
• проводится периодический контроль соответствия фактической обработки требованиям законодательства и настоящей Политики.

16. Права субъекта персональных данных

16.1. Субъект персональных данных вправе:

• получать сведения об обработке его персональных данных;
• требовать уточнения неточных или неполных данных;
• требовать блокирования или уничтожения данных при наличии предусмотренных законом оснований;
• отозвать согласие;
• потребовать прекращения обработки в предусмотренных законом случаях;
• осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

16.2. Запросы и требования по вопросам обработки персональных данных могут направляться на Email: info@anisen.ru

16.3. Для рассмотрения обращения субъект должен предоставить сведения, позволяющие Оператору установить факт взаимодействия с ним и определить, какие именно персональные данные являются предметом обращения.

17. Отзыв согласия и прекращение обработки

17.1. Субъект вправе отозвать ранее предоставленное согласие на обработку персональных данных путем направления соответствующего требования Оператору.

17.2. Отзыв согласия не влечет прекращения обработки данных, если у Оператора существует иное предусмотренное законом основание для продолжения такой обработки.

17.3. После получения требования о прекращении обработки Оператор прекращает обработку в установленные законодательством сроки, если отсутствуют основания для ее продолжения.

17.4. После достижения цели обработки либо отзыва согласия, если дальнейшая обработка не имеет самостоятельного законного основания, персональные данные уничтожаются в установленный законодательством срок.

17.5. Уничтожение осуществляется способом, исключающим дальнейшее восстановление и использование соответствующих персональных данных, с оформлением необходимых подтверждающих документов.

18. Распространение персональных данных

18.1. Оператор не осуществляет распространение персональных данных неопределенному кругу лиц без самостоятельного законного основания.

18.2. При необходимости размещения на сайте либо иных публичных ресурсах фотографий, отзывов, фамилий, имен, сведений о клиентах, представителях или иных идентифицируемых лиц Оператор предварительно определяет соответствующее правовое основание и, когда это предусмотрено законом, получает отдельное согласие на распространение персональных данных.

19. Заключительные положения

19.1. Настоящая Политика действует бессрочно до утверждения новой редакции.

19.2. Оператор вправе изменять Политику в связи с:

• изменением законодательства;
• изменением состава и целей обработки персональных данных;
• подключением новых информационных систем;
• изменением CRM или телефонии;
• подключением новых сервисов сайта;
• изменением порядка взаимодействия с заказчиками;
• изменением условий обработки персональных данных.

19.3. Подключение собственной телефонии Оператора, включая функционал записи телефонных разговоров, само по себе не требует изменения настоящей Политики, если фактическая обработка осуществляется в пределах предусмотренных ею целей, категорий данных и условий.

19.4. При подключении сервиса, влекущего обработку новых категорий персональных данных, возникновение трансграничной передачи либо существенное изменение условий обработки, Оператор до начала соответствующей обработки оценивает необходимость изменения настоящей Политики, получения дополнительных согласий и направления уведомлений Роскомнадзору.

19.5. Актуальная редакция Политики размещается на сайте https://anisen.ru.

20. Реквизиты Оператора

Индивидуальный предприниматель Якимова Валентина Вячеславовна
ИНН: 380200955800
ОГРНИП: 326246800140853
Адрес: 663035, Российская Федерация, Красноярский край, Емельяновский район, село Шуваево, улица Береговая, дом 44А
Сайт: https://anisen.ru
Email: info@anisen.ru
Телефон: +7 929 336-64-28.